Organizacija dogodkov je področje, ki je v vsakem podjetju, ki skrbi za svoje zaposelne, vedno bolj pomembno. Pod terminom poslovni dogodki najdemo raznovrstna srečanja – od konferenc, team buildingov, korporativnih zabav do predstavitev produktov. Kaj je značilno za vsakega izmed njih, kakšno vlogo imajo v poslovnem svetu, kaj je pomembno pri njihovi organizaciji ter kakšni so izzivi, ki jih dandanes prinašajo ne samo dogodki v živo, temveč tudi virtualni in hibridni poslovni dogodki, razkrivamo v nadaljevanju.
Poslovni dogodki so srečanja podjetij, na katerih se v sproščenem okolju zunaj podjetja zberejo poslovne ekipe. Na ta način se odmaknejo od rutine in si zagotovijo neprecenljivo priložnost, da okrepijo vezi znotraj tima, se bolje spoznajo s svojimi sodelavci in nadrejenimi, vse to pa nato implementirajo v delovno okolje. Povečana produktivnost in izboljšano ozračje ob povratku v pisarno brez dvoma nikoli ne manjkata.
Določeni poslovni dogodki za nekatera vodstva podjetij predstavljajo nujo, spet drugi domnevno investicijo. Nekaterim podjetjem organizacija dogodkov še vedno predstavlja nepotreben strošek. Dejstvo je, da če se k tem dogodkom, predvsem team buildingom, zabavam in praznovanjem pomembnih mejnikov, pristopi na pravi način, se to lahko zelo dobro obrestuje. Investicija v zagotavljanje prijetne delovne kulture bo vedno tista, ki bo podjetju prinašala najvišji ROI (ang. return on investment – donosnost sredstev).
Vrste poslovnih dogodkov
● Izleti (t.i. company retreats)
Med najuspešnejše in hkrati najprijetnejše poslovne dogodke zagotovo sodijo izleti. Pri tem se sodelavci za nekaj dni umaknejo iz pisarne, kjer se brez motenj družijo in gradijo ekipo. Komunikacija v ekipi se okrepi, sprememba okolice pa malodane čudežno vpliva na izboljšanje morale. Ti dogodki lahko trajajo en dan, teden ali celo dlje, odvisno predvsem od zastavljenih ciljev podjetja.
● Sejmi
Sejmi so odličen način, da podjetja promovirajo sebe, svoje izdelke in storitve, pridobivajo potencialne kupce ter sklepajo partnerstva. Še posebej koristni so za podjetja, ki želijo povečati število neposrednih stikov s potencialnimi strankami, prodajalci in dobavitelji ter na ta način krepiti prepoznavnost blagovne znamke. Sejmi običajno potekajo v velikih prostorih, kot so kongresni centri, hoteli in arene.
Ne glede na to, ali se podjetje predstavlja kot eden izmed razstavljavcev ali zgolj udeležencev, primarno zasleduje sledeče cilje: navezuje stike s potencialnimi strankami, morebitnimi partnerji in opazuje, kaj počnejo njegovi konkurenti.
● Predstavitve izdelkov
Dobro izvedena predstavitev, ki je ključni korak v procesu razvoja izdelka, omogoča predstavitev potencialnim strankam in medijem ter sproži novo zavedanje o blagovni znamki. Predstavitve izdelkov se odvijajo bodisi v majhnih konferenčnih dvoranah bodisi v ogromnih kongresnih centrih in običajno vključujejo kombinacijo dejavnosti trženja in odnosov z javnostmi.
Če želite organizirati predstavitev novega izdelka (ali storitev), morate nujno upoštevati vrednote svoje blagovne znamke in ciljne skupine. Če tega ne storite, boste težje ustvarili prepričljivo pripoved, ki bo sporočala edinstveno vrednost izdelka oz. storitve.
● Zabave
Podjetja lahko organizirajo praznične zabave za svoje zaposlene in jim tako izkažejo priznanje za njihovo celoletno trdo delo. Praznične zabave pomagajo graditi ekipni duh in izboljšujejo splošno delovno kulturo. Zaposleni se družijo izven pisarne, se povežejo na bolj osebni ravni in uživajo v glasbi in pogosto tudi lahkotnejših skupinskih izzivih.
Pomembno je, da podjetja pri njihovi organizaciji upoštevajo interese, želje, prehranske specifike in različna kulturna ter verska prepričanja vseh.
Čeprav praznična zabava ustvari lahkotno razpoloženje, pa je za udeležence vseeno priporočljivo, da ne pozabijo ostati profesionalni, saj gre še vedno za poslovni dogodek.
● Konference
Podobno kot sejmi, so tudi konference priljubljeni veliki poslovni dogodki, ki povezujejo blagovne znamke z njihovim ciljnim občinstvom ter ustvarjajo priložnosti za mreženje in sodelovanje. Glavna razlika je v namenu. Medtem ko sejmi slonijo predvsem na prodajni komponenti, se konference osredotočajo na izmenjavo pomembnih informacij s ciljnimi skupinami.
Običajno trajajo več dni, potekajo v hotelih ali konferenčnih centrih, vključujejo pa nagovore, predavanja, delavnice in okrogle mize. Tukaj se srečujejo ljudje in podjetja, ki razpravljajo o določenih temah, pregledujejo trende, izmenjujejo informacije in opredeljujejo nove priložnosti za rast.
● Team buildingi
Samozavest, ki jo zaposleni pridobijo na team buildingu, jim lahko pomaga pri opravljanju njihove vloge na delovnem mestu, kar lahko poveča njihovo produktivnost in učinkovitost.
Podjetja organizirajo dogodke za krepitev ekipe, da bi dosegla različne cilje, med drugim izboljšala komunikacijo, povečala zaupanje, okrepila vezi, rešila konflikte, motivirala zaposlene, dvignila moralo, izboljšala delovne spretnosti in sposobnosti odločanja.
● Praznovanje mejnikov
Skupno praznovanje dosežkov celotne ekipe je odličen način za ohranjanje dobrega razpoloženja zaposlenih in izkazovanje hvaležnosti za njihovo predanost pri doseganju skupnih ciljev. Pomembni dogodki se lahko zgodijo ob praznovanju obletnic podjetja (npr. pet, deset ali 20 let poslovanja), upokojitve vodstva ali doseganja ciljev glede prihodkov.
Organizacija dogodkov - Kako načrtovati?
1. Izberite pravo lokacijo
Prvi korak je izbira primerne lokacije za dogodek – pri tem je potrebno upoštevati, koliko parkirišč je na voljo, kako oddaljena je destinacija od sedeža podjetja, če ima na voljo potrebno opremo oz. omogoča namestitev le-te itd.
2. Določite dejavnosti, ki so primerne za vaš cilj
Vprašajte se, kaj želite doseči, izberite poslovni dogodek, ki je usklajen s ciljem, in nato sestavite program, poln dejavnosti, ki bodo prinesle potrebne rezultate.
3. Razumite svojo ciljno skupino
Podjetniški dogodki so podobni rojstnodnevnim zabavam. Natančno morate vedeti, za koga jih organizirate, da se bodo vsi dobro zabavali! Če ciljne skupine ne opredelite vnaprej, tvegate, da boste vložili čas in denar v dogodek, ki ne bo ustrezal njihovim potrebam in interesom.
4. Sodelujte z zanesljivimi izvajalci
Najboljši partnerji za dogodke so organizirani in točni. Čeprav so cenovno ugodni prodajalci lahko mamljivi s finančnega vidika, boste morda obžalovali odločitev, da boste prihranili denar, če bodo zamujali ali bili slabo opremljeni.
5. Vnaprej promovirajte dogodek
Organizacija dogodkov je nesmiselna, če se jih nihče ne udeleži. Zato svoje občinstvo o dogodku obvestite dovolj zgodaj in poiščite ustvarjalne načine, kako ga učinkovito promovirati.
Organizacija dogodkov - v živo, virtualno, hibridno, kaj izbrati?
Zaradi platform za virtualna srečanja, mobilnih aplikacij in preproste programske opreme lahko zdaj veliko poslovnih dogodkov poteka na daljavo, vključno z usposabljanji, poslovnimi sestanki, pregledi uspešnosti in drugimi. Virtualne predstavitve so lahko tudi vnaprej pripravljene, vključno z mešanico posnetih in živih elementov ali v celoti vnaprej posnetimi.
Hibridni dogodki na drugi strani vključujejo elemente v živo in virtualne elemente. Na primer, osebni dogodek se lahko v živo prenaša za spletno občinstvo ali pa preko virtualnega klepeta oddaljenim udeležencem omogoča sodelovanje v razpravah v živo.
Organizacija dogodkov se vedno izvede glede na potrebe, cilje in proračun podjetja. Virtualni in hibridni dogodki običajno zahtevajo nižja sredstva, omogočajo boljši nadzor oz. obvladovanje prostora in programa, prinašajo pa številne druge izzive. To so lahko tehnične težave (prekinitev povezave, težave z zvokom ali sliko ipd.) in pa pomanjkanje očesnega kontakta in osebnega stika. Pred sprejetjem odločitve o tem, kakšno vrsto dogodka bo podjetje izbralo, je zato vredno dobro še enkrat razmisliti, kakšen bo ROI (ang. return on investment) predvsem na dolgi rok.
Koristi dobre organizacije poslovnih dogodkov
Dogodki vam lahko pomagajo doseči in pogosto tudi preseči poslovne cilje, saj okrepijo motivacijo in pripadnost zaposlenih, čemur pritrjujejo tudi pri eni vodilnih slovenskih agencij za organizacijo dogodkov Paideia Events. Če so zaposleni srečni in zadovoljni s svojim delovnim mestom, lahko to pripomore k učinkovitejšemu in kakovostnejšemu delu. Delodajalci lahko s pomočjo dogodkov razvijajo kulturo podjetja. Ko se zaposleni uskladijo z vrednotami in poslanstvom podjetja, lahko to pripomore k izboljšanju kakovosti njihovega dela.
Organizacija dogodkov na najvišjem nivoju za podjetja in organizacije je tisto, na kar so pri agenciji za organizacijo dogodkov Paideia Events še posebej ponosni.
